Aufbau und Etablierung eines zentralen PMO in einem mittelständischen Unternehmen

Der Auftrag:

Ein familiengeführtes Industrieunternehmen stand vor der Herausforderung, eine stetig wachsende Anzahl an Projekten effizient zu steuern und transparenter zu organisieren. Projektarbeit erfolgte bislang dezentral, stark im Tagesgeschäft verankert und ohne übergreifende Projektorganisation oder einheitliche Standards. Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege waren nicht klar definiert, wodurch Transparenz, Priorisierung und Steuerbarkeit des Projektportfolios nur eingeschränkt möglich waren.

Ziel des Projekts war der Aufbau eines zentralen Project Management Office (PMO), um Projektmanagement nachhaltig im Unternehmen zu etablieren, Governance-Strukturen zu schaffen und eine professionelle Steuerung des gesamten Projektportfolios zu ermöglichen.

Der Ansatz:

Gemeinsam mit Geschäftsleitung und Fachbereichen entwickelten wir zunächst die organisatorischen Grundlagen für ein unternehmensweites Projektmanagement. Dazu gehörten die Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Governance-Strukturen sowie die Etablierung klarer Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse zwischen Projektorganisation und Management.

Im nächsten Schritt wurden sämtliche laufenden Projekte strukturiert aufgenommen, konsolidiert und in die neu geschaffenen PMO-Strukturen überführt. Ergänzend etablierten wir standardisierte Prozesse, Reporting-Mechanismen und Templates zur einheitlichen Steuerung und Transparenz der Projekte. Parallel unterstützten wir den Aufbau eines unternehmensweiten Projektbewusstseins und begleiteten die Einführung professioneller Projektmanagement-Standards.

Darüber hinaus unterstützten wir den Kunden bei der Auswahl und Einführung eines geeigneten Projektmanagement-Tools – von der Definition fachlicher Anforderungen über die Bewertung geeigneter Lösungen bis hin zur organisatorischen Verankerung des Tools.

Nach dem initialen Aufbau begleiteten wir den Übergang des PMO in die Organisation und unterstützten die nachhaltige Etablierung der neuen Strukturen und Prozesse im Regelbetrieb.

Das Ergebnis:

Durch den Aufbau des zentralen PMO wurde eine nachhaltige Grundlage für professionelles Projektmanagement im Unternehmen geschaffen. Erstmals verfügt der Kunde über transparente Projektstrukturen, klar definierte Verantwortlichkeiten sowie standardisierte Steuerungs- und Reportingprozesse.

Das PMO ist heute fest als zentrale Einheit im Unternehmen etabliert und steuert seit inzwischen über sechs Jahren erfolgreich das Projektportfolio des Kunden. Projekte können dadurch deutlich transparenter priorisiert, gesteuert und mit der Unternehmensstrategie abgestimmt werden. Gleichzeitig wurden Entscheidungswege professionalisiert, die Einbindung der Geschäftsleitung verbessert und Projektarbeit nachhaltig vom operativen Tagesgeschäft entkoppelt.